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最全面的会议知识(六)

作者:济宁鸿儒会展  发布日期:2009-03-21 00:00

■资料快速收集利器——电子名片
传统的展会上,少不了的是满天飞的名片,参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐,可以使用电子名片。
所谓电子名片,通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前,组委会会要求参展商或参观者输入个人资料,包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等,然后把这些资料存入卡中。同时,组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租,参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后,只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时,只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过,所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里,做到十分有条理地管理买家资料。
尽管这些设备比较昂贵,但可以由展会组委会统一购买、重复使用,参展商只需付出较低的价格向组委会租用,十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片,展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。
■会展考察/旅游
实际上,会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
1、 真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排,需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
2、 会展旅游:一般而言,会展旅游基本安排短线旅行,旅程很少离开会展举办地500公里以上,时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上,时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。
■展览设计
如果说展览是一台戏,展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求,而有的时候,展商可能没有提炼,需要展商与中介公司沟通后共同制定。
现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段,可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远,所以在设计上一般都要考虑成本,其次再考虑创意。
设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定,露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。
展览设计在造型选择上是几乎无限的,以下是一些经验总结:
1、造型要考虑展位利用率的最大化;
2、造型要考虑人流心理及流向;
3、造型应当符合参观对象的审美导向;
4、造型要考虑施工难度及成本因素;
5、造型还要考虑安全性。
在展览设计上,材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳,而有点展览需要活泼,有的需要展现科技,有的需要显示环保,还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益,总之,表现的主题对材质的选择是个考验,在这方面,会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快,新材料、新光源、新媒体层出不穷,而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外,更可以为展商提供成本节约方法。
■产品展位装潢及展具使用
尽管中国产品一向以价廉物美著称,但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外,往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。
在一些著名展会里,国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平,呆板且毫无新意。据统计,在大型展览里,过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家,在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬,设计新颖外,别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。
现在流行的展示用具主要有3大类:一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。
一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造,所选材料多为木制品,优点是可因地制宜,通过千变万化甚至超越想象,随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变,而且单次使用价格较高,通常不可多次使用。
循环租用式展具通常由于材料昂贵,使用者并不必拥有器材的物权,可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固,器材耐用,通过钢制支架拼制造型,在三维视觉上丰富多变而且可随时更改,即使在同一次展会里亦可每日变样,不足之处是价格较高,不易携带。
最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片,既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构,能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜,便于携带,标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运,十分适合长途运输。外观上,它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说,对国内一般厂家参展来说,较适合使用第3种便携式展示用具,只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式,而且可循使用。
■展台搭建有什么要注意的?
成千上万的观众涌进展览会,看到的是各家厂商各具风格的展台,那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象,就在展览会开始之前,这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱,运输车辆横七竖八,卡车司机忙着对号入座,参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台,这一任务非行家里手不能胜任。
多种多样的展览会有各种不同的展品,天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地,那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械,或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议,因为后者负责搭建过程和协调工作,比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序,他们还出租人力和器械。
对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸,就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里,由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节,可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意,时间预算要打得宽松一些,要考虑到种种延误的可能性,例如:交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货,则最好集中运输。在开始搭建之前,货物应运抵展览代理商处,由他们暂时储存货物,并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是,笨重的、占地多的物品最好先行运入现场,一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机,以便吊卸这些展品,但是如果展台搭建过半,这样的机器就难有用武之地了。
■小展位参展如何引人注目
由于参展企业自身规模、资金能力等限制,有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢?
●使用灯光,尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯,否则可租用便携式照明系统。根据产业调查,照明可将展览品认识度提高30%—50%。
●强调设计,突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览,并且依赖大规模场地,所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。
●依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品,避免过度拥挤或稀松。
●善于利用组合式展览用具,避免用低廉的展览道具,应该给人“小而精”的感觉,把展位装潢得有品位。
●使用少量且较大的图片,创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美,构图应该是舒适而不失抢眼,创意而不显凌乱,还有太过密集或太小的图片皆不易读取,同时,限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上,图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。
●在保证企业VI得到忠实的原则下,展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来,避免易融入背景的中性颜色。
●成立完整服务式展览展位,热情接待来到展位的参观者,对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问,不但无法实现商家与观众的互动,也非参展的目的。

 

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